Aufbewahrungsfristen für Dokumente und Unterlagen

Einige kennen es von der täglichen Arbeit im Büro, fast alle kennen es aber vom kleinen Privatbüro zuhause: Unterlagen und die Ungewissheit, ob diese nun aufgehoben werden müssen und wenn ja wie lange. In den folgenden Abschnitten sollen einmal ein paar Grundsätzlichkeiten zu dieser Problematik erläutert werden. Und anschließend können Sie vielleicht gleich einige Unterlagen vernichten und Platz im Heimbüro schaffen!

Rechnungen von Handwerkern

Wenn es um Arbeiten am privaten Haus oder Grundstück oder Lieferung für das Eigenheim geht, müssen Sie Rechnungen und Belege von Lieferanten und Handwerker aufbewahrt werden. Zwei Jahre sind hier das Minimum, wobei diese zwei Jahre erst ab Ende des jeweils laufenden Jahres zu rechnen sind. Eine Rechnung aus dem Januar muss also fast drei Jahre aufbewahrt werden.

Handelt es sich um Rechnungen, die aus größeren baulichen Eingriffen hervorgehen, dann müssen diese sogar fünf Jahre aufbewahrt werden. Wer zudem die Handwerksarbeiten steuerlich geltend machen möchte, der benötigt für das Finanzamt zusätzlich den Kontoauszug, der die Begleichung der betreffenden Rechnung dokumentiert.

Haus und Auto

Rein rechtlich müssen Rechnungen, die rund um Haus und Auto entstehen, nicht unbedingt aufbewahrt werden. Eine Aufbewahrung kann sich allerdings trotzdem lohnen, beispielsweise wenn ein Verkauf ansteht. Sämtliche Maßnahmen zur Wertsteigerung oder Werterhaltung von Haus oder Auto können auf diese Weise sehr gut nachgewiesen werden.

Rechnungen und Kontoauszüge

Forderungen in Form von Rechnungen von Unternehmen an privat haben eine Verjährungsfrist von drei Jahren, beginnend am 1. Januar des Folgejahres. Über diesen Zeitraum sollten alle privaten Rechnungen generell aufbewahrt werden, da es in letzten Jahren immer öfter schleierhafte oder gar kriminelle Nachforderungen von Unternehmen an Verbraucher gibt, die vor der Verjährungsfrist liegen. Durch Vorlage der Rechnung lässt sich ein solcher Sachverhalt rasch klären.

Verträge über Kredite oder Sparguthaben sollten für die Dauer des Vertrages aufbewahrt werden, anschließend ist eine weitere Archivierung nicht notwendig. Belege über getätigte Zahlungen, insbesondere regelmäßige Zahlungen wie die Miete für die Wohnung, können bis zu vier Jahre rückwirkend zu Beweiszwecken verlangt werden. Kontoauszüge sollten daher für diese Dauer aufbewahrt werden.

Steuern und Versicherungen

Unterlagen, die im Rahmen eines Versicherungsabschlusses ausgehändigt werden, sollten für die gesamte Dauer der Versicherung aufbewahrt werden. Gleiches gilt für zwischenzeitlich ausgestellte Änderungen, Informationen oder Statusberichte der Versicherung.

Private Steuerbescheide müssen von rechtlicher Seite nicht aufbewahrt werden, sollten sie allerdings. Denn in einigen Fällen kann bei Antrag auf staatliche Zuschüsse rückwirkend nach diesen Belegen gefragt werden. Wenn Steuerbescheide nur vorläufig bzw. unter Vorbehalt ergangen sind, dann müssen diese aufbewahrt werden, da eine Nachprüfung möglich ist. Grundsätzlich brauchen Steuerbescheide allerdings nicht länger als drei Jahre aufbewahrt werden.

Warenrechnungen und Kassenbons

Kaufbeläge wie Kassenbons oder Warenrechnungen sollten für die Dauer der gesetzlichen Gewährleistung aufbewahrt werden, um im Garantiefall den Kauf nachweisen zu können. Handelt es sich um größere Anschaffungen wie Möbel, Schmuck oder hochwertige Elektrogeräte, dann lohnt die dauerhafte Aufbewahrung, da diese Nachweise im Schadensfall bei der Hausratversicherung lohnenswert sein können.

Mietverträge

Mietverträge und alle zugehörigen Änderungen oder Ergänzungen müssen während des Mietverhältnisses generell aufgehoben werden. Nach Auszug sollten die Unterlagen noch für die Dauer der dreijährigen Verjährungsfrist aufbewahrt werden. Nebenkostenabrechnungen brauchen nicht so lange archiviert werden, da sie eine Verjährungsfrist von nur einem Jahr haben und danach nicht mehr angefochten werden können.

© Pixel Trader Ltd. 2013 Alle Rechte vorbehalten