Sicher und souverän am Telefon

Telefonieren: Sicher und souverän mit anderen Telefongespräche führen. Bild: © fotolia.de

Telefonate sind aus unserem Alltag nicht wegzudenken. Ob beruflich mit Kunden, privat mit Behörden oder Handwerkern – mit diesen kleinen Tipps gehen Sie sicher ins nächste Gespräch.

Vorbereitung gibt Sicherheit

Bevor Sie zum Hörer greifen und Ihr Telefonat beginnen, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit und überlegen: Was ist das Ziel meines Telefonates? Was will ich mitteilen, welche Fragen unbedingt stellen? Machen Sie sich ruhig ein paar Notizen, aber bitte nicht in ausformulierten Sätzen, sonst laufen Sie Gefahr, abzulesen. Ein paar Stichworte genügen. Wenn Sie angerufen werden und noch nicht genau wissen, was im nächsten Gespräch auf Sie zukommt, gibt es doch einige kleine Grundmuster, die Ihnen Sicherheit geben. Halten Sie immer Stift und Papier bereit, um sich den Namen des Anrufers und wichtige Informationen zu notieren. Sollten in Ihrer Firma gerade große Projekte vorbereitet werden, Ausschreibungen laufen oder besondere Themen Schwerpunkt sein, halten Sie sich darüber auf dem Laufenden, um eingehende Gespräche leichter einzuordnen.

Freuen Sie sich auf das Gespräch

Jedes Gespräch ist eine neue Chance. Eine Chance, Informationen zu erhalten, einem Ziel etwas näher zu kommen oder eine offene Aufgabe zu erledigen. Jedes Gespräch ist auch eine neue Begegnung. Machen Sie sich bewusst, dass der Gesprächspartner, mit dem Sie es gleich zu tun haben, ein wertvoller Mensch ist – auch wenn Sie persönlich ihn vielleicht nicht gerade mögen. Er hat einen Namen, den Sie im Gespräch auch benutzen sollten, das schafft eine Ebene persönlicher Wertschätzung. Auch Ihr Gesprächspartner möchte wissen, mit wem er es zu tun hat, deshalb melden Sie sich nach der Nennung Ihres Firmennamens (sofern es ein berufliches Telefonat ist) mit Ihrem Vor- und Nachnamen.

Bitte lächeln!

Wussten Sie schon, dass man ein Lächeln hören kann? Durch die veränderte Gesichtsmuskulatur verändert sich Ihre Stimme, probieren Sie es ruhig einmal aus. Bevor Sie den Hörer abnehmen, egal ob Sie anrufen wollen oder angerufen werden, wenden Sie sich bewusst diesem Gespräch zu. Vielleicht hilft Ihnen ein Bild, das Ihnen Freude macht und Sie zum Lächeln bringt. Stellen Sie es neben das Telefon und werfen einen Blick darauf, bevor Sie zum Hörer greifen. Vielleicht ist gerade Ihr Lächeln das erste oder sogar das einzige Lächeln des Tages, das Ihrem Gesprächspartner entgegengebracht wird!

Die Stimme ist Teil der Körpersprache

Eine tiefe Stimmlage ist angenehmer zu hören als eine hohe. Wenn Sie eine sehr hohe Stimme haben, dann sprechen Sie bewusst langsamer, dadurch senkt sich Ihre Stimme. Sprechen Sie nicht zu leise, das vermittelt oft Unsicherheit. Klare, nicht zu lange Sätze helfen Ihrem Gesprächspartner, Ihnen zu folgen. Sie sprechen von Haus aus Dialekt? Wenn es Ihnen nicht schwerfällt, ins Hochdeutsche zu wechseln, dann tun Sie es, aber erzwingen Sie bitte nichts. Wichtig ist, dass Sie echt und authentisch bleiben und sich wohlfühlen dabei.

Machen Sie sich groß

Wenn Sie verkrampft und zusammengesunken dasitzen, atmen Sie auch verkrampft und können nicht locker sprechen. Richten Sie sich auf und atmen Sie tief durch. Wenn Sie nervös sind und es sich um ein schwieriges Gespräch handelt, stehen Sie ruhig auf oder laufen herum, wenn es Ihnen Ihr Telefon gestattet. Stehend fühlen Sie sich auch größer und treten Ihrem Gesprächspartner selbstbewusster entgegen.

Sagen Sie zum Abschied nicht leise Servus

Wenn Sie ein Gespräch beenden, müssen alle offenen Fragen geklärt sein oder es muss zumindest sicher sein, wie es weitergeht. Deshalb am besten am Schluss kurz zusammenfassen, was besprochen oder vereinbart wurde. Für eventuelle Rückfragen sollte eine Tür offenbleiben, dafür sind zwei Dinge wichtig: Zum einen natürlich, dass Ihnen bekannt ist, wo, wann und bei wem Sie nachfragen können. Zum anderen, dass Sie Ihren Gesprächspartner ganz bewusst und deutlich mit einem netten Gruß, einer persönlichen Bemerkung verabschieden und so einen sympathischen Eindruck hinterlassen, der eine nächste Kontaktaufnahme erleichtert.

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